Passi principali
Sulla base di quanto stabilito dalla Legge del 2 luglio 2004 in materia di libertà delle attività economiche (Gazzetta Ufficiale nr. 173 del 2004, pos. 1807 e mod.), gli operatori stranieri dei Paesi UE possono avviare e condurre un’attività economica in Polonia sulla base delle stesse norme vigenti per gli operatori locali.
Per quanto concerne l’avvio di detta attività, i principali passi da compiere sono i seguenti:
1) Innanzitutto, è necessaria la scelta della forma giuridica e del nome dell’attività.
Può avvenire fra un’ampia gamma di tipologie d’impresa, tra cui: le società a responsabilità limitata, le società per azioni, le società europee, le filiali, gli uffici di rappresentanza, le società semplici, le società semplici registrate, le società in accomandita semplice, le società in accomandita per azioni, le società di professionisti, le imprese individuali.
2) Va individuata la sede legale della società.
Ciò comporta l’acquisto di un immobile o la stipula di un contratto di affitto dello stesso.
3) Procedere con la legalizzazione dello statuto con atto notarile.
Tale procedura riguarda solo le srl e le spa e deve essere effettuata davanti ad un notaio presente sul territorio polacco.
4) Verifica della necessità di un’apposita autorizzazione.
Vi sono attività che possono essere svolte solo dopo l’ottenimento della relativa concessione, come per es. prospezione ed estrazione di minerali; stoccaggio dei rifiuti in discarica; produzione e commercio di materiali d’armamento e/o destinati alle forze dell’ordine; produzione, immagazzinamento, trasporto e distribuzione di combustibili ed energia; protezione delle persone e delle proprietà; trasporto aereo; radio e telediffusione. Sono previste invece licenze e permessi per le seguenti attività: produzione e commercio all’ingrosso di bevande alcoliche; attività condotte all’interno delle Zone Economiche Speciali; istituzione di un fondo pensione o d’investimento; attività bancaria; attività assicurativa o d’intermediazione finanziaria; conduzione di casinò, lotterie e gioco d’azzardo; trasporto ferroviario; trasporto stradale; servizi investigativi privati; servizi di agenzia doganale e servizi di agenzia turistica.
5) Registrazione dell’azienda presso il Centro di Registrazione ed Informazione sulle Attività Economiche (CEIDG).
Tutti coloro che intendono avviare una attività devono presentare una domanda di iscrizione al CEIDG. Questa, può essere effettuata online, presso uno Sportello fisico o infine tramite l’invio della documentazione necessaria per posta ordinaria. Esonerati da tale obbligo sono solo coloro che intendano condurre una piccola attività, che non superi i PLN 3225 (più una serie di altri parametri).
Tale registrazione avviene mediante il modulo CEIDG-1, che contiene le informazioni di base quali denominazione, sede legale e tipo di attività svolta.
La registrazione viene poi disposta a titolo esclusivamente gratuito e può essere ottenuta solamente dai proprietari dell’attività che si vuole iniziare ovvero da loro partner qualificati.
Per taluni tipi di attività, quali le società per azioni o altre forme di impresa collettiva, è richiesta l’iscrizione anche presso il KRS, di cui sotto.
6) Iscrizione nel Registro Giudiziario Nazionale (Krajowy Rejestr Sądowy, KRS).
L’iscrizione riguarda tutte le società commerciali. Deve essere effettuata presso il portale telematico (https://www.biznes.gov.pl/en/portal/ou1504) ovvero presso la Corte Distrettuale competente nel luogo di sede legale dell’attività.
Alla richiesta, vanno allegati una serie di documenti e comprovato l’avvenuto passaggio di tutti gli step precedenti: si tratta a tutti gli effetti di una costituzione legale dell’attività.
Ci sono dei costi da sostenere a tale scopo, che possono essere adempiuti anche con pagamento elettronico online:
- PLN 500 come tassa d’iscrizione.
- PLN 100 come imposta per la pubblicazione dell’iscrizione nella Gazzetta Ufficiale.
- PLN 17 come marca da bollo.
L’iscrizione avverrà, normalmente, entro 7 giorni dalla ricezione della domanda da parte della Corte. Qualora fossero richiesti chiarimenti o delucidazioni, i 7 giorni riprenderanno a decorrere dalla ricezione di tali ulteriori informazioni.
In caso di diniego della domanda, è possibile presentare appello contro la decisione entro 2 settimane dalla decisione.
7) Selezione del codice dalla Classificazione delle Attività Commerciali (PKD).
Questo codice viene utilizzato sia ai fini statistici da parte degli istituti nazionali preposti alla raccolta dei dati, sia a fini fiscali in quanto, determinate attività, comportano regimi fiscali differenziati ed agevolati.
8) Richiesta del Numero Statistico d’Identificazione (REGON) presso l’Ufficio Centrale di Statistica (Główny Urząd Statystyczny).
Per ottenere il REGON, codice unico numerico di 9 cifre, l’imprenditore deve recarsi presso l’Ufficio di Statistica di zona in cui ha sede l’azienda ovvero presentare richiesta online (con modulo RG-1), entro 14 giorni dalla data del rilascio del certificato di iscrizione al KRS. Alla richiesta, va allegata la prova dei requisiti di cui sopra.
Modulo ed iscrizione sono gratuiti. La registrazione viene effettuata in circa 1-2 giorni.
9) Apertura di un conto corrente bancario e scelta della modalità di tenuta dei libri contabili.
Ogni ente che svolge attività economica deve disporre di un conto corrente presso una delle banche polacche. I documenti che queste ultime generalmente richiedono ai fini dell’apertura del conto (documenti che possono tuttavia variare a seconda della banca prescelta) sono i seguenti: 1) lo statuto; 2) le firme depositate dei legali rappresentanti; 3) il certificato rilasciato dall’Ufficio Centrale di Statistica riportante il REGON; 4) la copia della richiesta d’iscrizione nel Registro Giudiziario Nazionale, insieme al timbro del Tribunale a conferma dell’avvenuta richiesta. Opportuno altresì che la banca avesse anche la licenza di operatore in valuta estesa, che permetterebbe procedure più rapide nelle transazioni internazionali.
Il soggetto promotore deve anche decidere circa l’adozione di un regime di contabilità semplificata ovvero ordinaria, decidendo allo stesso tempo se provvedere personalmente o esternalizzare il servizio in questione.
10) Richiesta del numero di codice fiscale (NIP) all’Ufficio delle Tasse (Urząd Skarbowy).
Per l’ottenimento del NIP, l’imprenditore o un suo delegato devono recarsi all’Agenzia delle Entrate competente per il luogo dove ha sede l’azienda e presentare domanda su apposito modulo (reperibile sul sito del Ministero delle Finanze, http://www.mf.gov.pl). Il conferimento del NIP avviene a titolo gratuito. Durante tutto il procedimento è necessario avere a disposizione un documento d’identità valido.
Oltre al modulo compilato, occorre presentare la seguente documentazione: certificato KRS o certificato di iscrizione anagrafico delle attività economiche; contratto di società (o atto costitutivo o statuto di associazione); documento che attesti il diritto di utilizzare il locale o l’immobile in cui è situata la sede dell’azienda; numero REGON; contratto di apertura del conto bancario. Fino al rilascio del NIP, le persone giuridiche potranno utilizzare il REGON.
Occorre altresì aggiungere la registrazione della società come contribuente IVA presso l’Ufficio delle Tasse. In particolare:
11) Registrazione della società come contribuente IVA presso l’Ufficio delle Tasse.
Per ottenere il numero VAT, prima di effettuare la prima vendita, l’imprenditore dovrà presentare all’Agenzia delle Entrate la domanda di registrazione VAT-R. Questa sarà presentata elettronicamente ed anche in contemporanea a CEIDG e NIP.
Sarà necessaria una registrazione apposita quale contribuente europeo qualora il soggetto svolga attività d’impresa intra-UE.
12) Notifica presso l’Ufficio delle Dogane.
Gli imprenditori che svolgono attività economiche nel campo di prodotti gravati da accise – alcol, tabacchi. carburanti, automobili non immatricolate in Polonia – hanno l’obbligo di effettuare una dichiarazione presso l’Ufficio Doganale prima della data di effettuazione della prima operazione soggetta all’imposta (aggiornamento ogni 7 giorni da ogni cambiamento).
13) Notifica all’Istituto di Previdenza Sociale polacco (Zakład Ubezpieczeń Społecznych – ZUS).
Ogni imprenditore è obbligato al versamento dei contributi di previdenza sociale o anche soltanto di assicurazione sanitaria. Si devono presentare le dichiarazioni entro 7 giorni dalla data di inizio delle attività economiche (ma se la dichiarazione di avvio dell’attività avviene online, la notifica verrà inviata in automatico). Il contribuente deve presentare denuncia su apposito modulo, reperibile sul sito dello ZUS: http://www.zus.pl.
Tale denuncia non comporta alcuna spesa. La denuncia è obbligatoria anche se l’azienda non impiega alcun dipendente. È necessario esibire la carta d’identità, fornire il conto corrente bancario, la decisione dell’agenzia delle entrate relativa al conferimento del NIP, la copia del conferimento del numero REGON, che devono essere tutti allegati alla denuncia del contribuente ZUS.
(aggiornamento: marzo 2025)